گام پنجاه و هشتم
مهندسي ارزش چيست و تاريخچه آن به چه زماني باز ميگردد ؟
الف - مهندسي ارزش چيست ؟
از ديدگاه انجمن مهندسي ارزش آمريكا مهندسي ارزش روشي سيستماتيك با تكنيكهاي مشخص است كه كاركرد محصول يا خدمات را شناسايي و براي آن كاركرد ، ارزش مالي ايجاد ميكند ؛ به نحوي كه آن كاركرد در كمترين هزينه با حفظ قابليت اطمينان و كيفيت مورد نظر انجام گيرد ؛ به بيان ديگر ميتوان گفت كه مهندسي ارزش يك كوشش سازمانيافته براي تحليل عملكرد سيستمها ، تجهيزات ، خدمـــات و موسسات به منظور نيل به عملكرد واقعي با كمترين هزينه در طول عمر پروژه است كه سازگار با كيفيت و ايمني مورد نظر باشد . مهندسي ارزش يك روش بسيار مهم براي مصرف بهينه بودجه تخصيص داده شده است .
ارزش بسيار ساده و در عينحال بسيار پيچيده است . زيرا چيزيست كه مشتري طلب مينمايد . ميلر و هايمان يك پند كليدي در اين باب ارائه نمودهاند : هيچ كس يك محصول را خريداري نميكند ! مشتريان هميشه كاري را ميخرند كه فكر ميكنند كالا براي آنها انجام خواهد داد ؛ به عبارت ديگر مردم به صداي با كيفيت اهميت ميدهند .
ب - تاريخچه مهندسي ارزش به چه زماني باز ميگردد ؟
مهندسي ارزش در زمان جنگ جهاني دوم هنگاميكه دستيابي به مواد حياتي دچار مشكل شده بود در صنايع مطرح گرديد . اين مساله ارائه راهكارهاي جايگزين براي مواد و طرحهاي موجود را موجب شد . در سال 1947 لاورنس ديميلز يكي از مهندسين شركت جنرال الكتريك آمريكا (GE) موارد ممكن را مورد ارزيابي قرار داد ؛ او طرحها و روشهاي متعددي براي مقابله با تغييرات آتي بيان كرد و روشي مناسب براي تعيين ارزش يك طرح ارائه داد . به كارگيري اين نظريه در صنايع ، به سرعت در آمريكا فراگير شد و برگشت عظيم سرمايه را به همراه داشت ؛ او اين حركت را آناليز ارزش نام نهاد . پس از آن در اواخر دهه شصت ميلادي ، انجمن مهندسي ارزش آمريكا بنيان گزارده شد و سپس صنايع دفاع ، شركتهاي ساختماني و مراكز صنعتي بتدريج مقرراتي در رابطه با الزام در اجراي مهندسي ارزش تصويب و به اجرا گذاردند ؛ تا جاييكه در اوائل دهه هشتاد ميلادي پيشنهاد اجراي مهندسي ارزش در صنايع دفاعي ، مديريت خدمات عمومي ، خدمات پستي و غيره مطرح و موجب موفقيتهاي چشمگير در كاهش هزينهها در مرحله اجرا گرديد . در حال حاضر ، براساس قوانين مصوب در ايالات متحده ، كليه سازمانهاي اجرايي وابسته به دولت ملزم به ايجاد و بكارگيري روشهاي موثر مهندسي ارزش در پروژههايي هستند كه با سرمايهاي بيش از يك ميليون دلار انجام ميگيرد.
در آغاز ، اين تكنيك به نام آناليز ارزش ناميده شد و بعدها به نامهاي ديگري مانند مديريت ارزش ، بهبود ارزش ، كنترل ارزش و خريد ارزش به كار رفته است ؛ نيروي دريايي ايالات متحده امريكا اين نام را به مهندسي ارزش تغيير داد تا بر روي قسمت مهندسي اين متدولوژي نيز تاكيد شود . با وجود تغيير نام ، هدف مهندسي ارزش همانند قبل باقي مانده كه به مفهوم ايجاد كنترل براي مجموع هزينهها در زمينه محصول-خدمات در طول عمر محصول است ، بدون اينكه كيفيت فدا شود و يا قابليت اطمينان خدمات-محصول كاهش يابد .
اين واقعيت كه هزينههاي غيرضروري معمولا در محصول و فرايند وجود دارد قابل تامل است ؛ ميلز نتيجه گرفته است كه هزينههاي غيرضروري معمولا ممكن است به علل مختلف از جمله موارد زير باشد :
كمبود زمان كافي براي طراحي ، كمبود اطلاعات ، كمبود ايده ، پيشداوريهاي منفي ، كمبود تجربه ، ضعف در روابط انساني ، چندمفهومي بودن ، طراحي و تخمين بالاتر از حد نياز .
متدولوژي ارزش ، سازمان را قادر به رقابت موثر و كارا در بازار خواهد كرد ؛ زيرا با بكارگيري مهندسي ارزش سازمان ميتواند به اهداف زير دست يابد :
كاهش هزينه ، افزايش سود ، بهبود كيفيت ، افزايش سهم بازار ، انجام كار در زمان كوتاهتر و استفاده كاراتر از منابع .
ملاحظه ميشود كه براي به ثمر رسيدن اهداف فوق فرايندي بايد طي شود و امكان نيل به اهداف با نگرش مقطعي تقريبا غيرممكن به نظر ميرسد ؛ از موارد فوق لزوم نگرش سيستمي احساس ميشود . يك سازمان بايستي در كنار كاهش هزينه ، بهبود كيفيت ، افزايش سود ، زمان كمتر ، تخصيص بهينه منابع و غيره را مدنظر داشته باشد ؛ لــذا بــا سيستمي مواجه ميشود كه ارتباط سيال بين عوامل بـــرقرار ميكند و فرايند ارتباطات را در نظر ميگيرد . در مورد اين فرايند كه چرخهاي يكطرفه نيست ميتوان گفت كه بهترين مدل نمايش يك سيستم مهندسـي ارزش ، دياگرام جريان داده ها (DFD) است كه خاستگاه آن فناوري اطلاعات (IT) ميباشد ؛ اگر بتوان مهندسي ارزش را به كمك DFD نمايش داد آنگاه چگونگي ارتباطات اجزاي اصلي و فرعي سيستم و آنچه بين اجزا جاري ميشود به سهولت قابل پيگيري خواهد بود .
در گام آتي از سه واژه كليدي در مهندسي ارزش سخن خواهيم گفت ...
گام پنجاه و نهم
سه واژه كليدي در مهندسي ارزش كدامند ؟
ارزش (Value) : اصطلاح ارزش براي مفاهيم مختلف كاربرد دارد و ممكن است با قيمت پولي و يا هزينه مورد سوء تعبير قرار گيرد . اگر يك محصول نيازهاي كامل يك خريدار را در ارتباط با آن محصول برآورده نكند ارزش آن محصول متناسب با قيمت آن نيست . ارزش يك محصول از ديدگاه فروشنده و خريدار متفاوت است و حتي ممكن است استفادهكنندههاي مختلف بين مفهوم آن اختلافنظر داشته باشند ؛ به عنوان مثال ارزش يك پيچگوشتي از ديد يك مكانيك با خانم خانهدار متفاوت است . به طور معمول هنگام بحث از ارزش هفت سطح متفاوت از ارزش وجود دارد :
1 - اقتصادي 2 - اخلاقي 3 - اجتماعي 4 - مذهبي 5 - قضائي 6 - زيبايي شناختي .
مهندسي ارزش معمولا مرتبط با ارزش اقتصادي است كه اينچنين تعريف ميشود :
كمترين هزينه براي فراهم كردن وظيفه-سرويس موردنياز در زمان و مكان مطلوب و با كيفيت مورد نظر ؛ در سادهترين شكل ارزش برابر است با بها تقسيم بر هزينه .
بها (Worth) : در فرهنگ لغت ، بها اين چنين تعريف ميشود : ارزشِ چيزيست كه با كيفيت و يا اعتباري كه همراه خود دارد اندازه گيري ميشود ؛ به بيان ديگر كمترين هزينهاي كه به وسيله آن عملكرد اساسي يك جزء كاري قابل دسترسي است . بها متفاوت با هزينه (به عنوان كميتي در واحد زمان) است ؛ آناليز ارزش با شناسايي كاركرد محصول-خدمات و اندازهگيري قابلقبول بودن كاركرد آن براي استفادهكننده ادامه مييابــد . اين عمل ميتواند با جمع آوري دادههاي آماري و اعتبارسنجي آن با پاسخگويي به سوالهاي زير از ديد مصــــــرف كننده حاصل گردد :
هزينه دستيابي به اين كاركرد با طراحي فعلي چه ميزان است ؟
به نظر شما با توجه به عملكرد اين كاركرد ، هزينه آن بايد به چه ميزان باشد؟
هزينه دستيابي به اين كاركرد ، اگر مورد جايگزين وجود داشته باشد چه مقدار است ؟
هزينه (Cost): هزينه نيازمند تعيين دقيق است و عبارت است از مجموع نيروي انساني ، مواد ، نگهداري و هزينههاي غير مستقيم موردنياز براي توليد يك محصول و نگهداري آن در طول عمر محصول است . به عبارت ديگر ، هزينه براي طول عمر يك محصول يا خدمات مدنظر است .
در گام آتي زمان اجراي مهندسي ارزش را به پاسخ خواهيم نشست ...
گام شصتم
زمان بكارگيري مهندسي ارزش چه زمانيست ؟
محدوده كار مهندسي ارزش بستگي به اندازه و پيچيدگي پروژه دارد . بالاترين ميزان برگشت ميتواند زماني انجام گيرد كه در اولين مرحله از عمر پروژه قرار داريم ؛ ميتوان گفت در فاز اوليه طراحي اجراي مهندسي ارزش بسيار موثر است ، چرا كه نظريهها هنوز به صورت مفاهيم وجود دارند . كارفرما و طراح در اين مرحله در تصميمات خود انعطافپذيري بيشتري دارند و تغييرات ، آثار كمتري بر برنامه زمانبندي پروژه دارد . در اين مرحله كه كارفرما و مشاور در حال بررسي بودجه پروژه هستند انجام مطالعه مهندسي ارزش ميتواند براي شناسايي عناصر هزينه بر قبل از تصويب بودجه نهايي موثر باشد . مطالعات مهندسي ارزش براي پروژههاي ساخت ، زماني انجام ميگيرد كه حدود سيدرصد از طراحي پيش رفته باشد ؛ به عبارت ديگر ، طراحي نيمهتمام را بايد مهندسي ارزش كرد . به طور كلي ميتوان گفت قبل از اينكه تصميمات مهم در طراحي اتخاذ شود مهندسي ارزش توصيه ميشود و در آن زمان بيشترين اثر را روي هزينهها دارد .
هر پروژه به طور معمول 5 مرحله توسعه دارد :
1- فرموله كردن مفاهيم (مشخص كردن عملكرد)
2- مرحله طراحي اوليه
3- مرحله طراحي نهائي
4- مرحله ساخت
5- مرحله عمليات
حال به تشريح هر يك از اين مراحل خواهيم پرداخت :
1- مرحله فرمولهكردن مفاهيم : هدف از فاز فرمولهكردن مفهومي تبديل (ترجمه) نيازمنديهاي كلي (عمومي) به مشخصات عملكردي است . در بيشتر موارد هنوز تصوير كاملي از پروژه نهايي شناخته نشده است ، بدينمفهوم كه تصميمات هنوز در شرايط نامشخص هستند . تلاش مهندسي ارزش در اين فاز در جهت تهيه ورودي براي نيل به كاركردها به نحوي است كه در كمترين هزينه انجام يابد .
2- فاز طراحي اوليه : در خلال اين فاز ، مفاهيم تعريف و مشخصات طراحي شروع شدهاند . اطلاعات جزئي و كافي براي بيان همه چيزهاي كمي و هزينهها در جهت برنامهها ارائه شده است . حال زمان مناسبي براي پرسش از خصوصيات عملكرد و اصلاح آنها در صورت لزوم ميباشد . يك مطالعه مهندسي ارزش كه نيازمند آناليز ، خصوصيات فني و طراحي وظايف است ميتواند براي گزينههاي جايگزين مشخص و پيشنهاد براي بهبود ارزش باشد .
3- فاز طراحي نهائي : در ضمن اين فاز ، جزئيات مشخصات طراحي فرموله و برنامهريزيها انجام شدهاند . تلاش مهندسي ارزش در اين فاز معمولا محدود به حذف جزئيات مرتبط با محدوديتهاي غيرضروري و زائد است . معمولا طراحي مجدد در اين مرحله نميتواند به صورت موثر و اقتصادي انجام گيرد مگر آنكه پتانسيل صرفهجويي طول عمر محصول به اندازه كافي براي تعديل هزينهها بزرگ باشد .
4- مرحله ساخت : در ضمن فاز ساخت ، مهندسي ارزش براي بازبيني مشخصات و نيازمنديهاي قراردادي و سفارش در تغييرات بكار ميرود . زمانيكه تغيير در سفارشات تمايل به افزايش هزينههاي قرارداد دارد آنگاه بايستي آناليز ارزش را براي تسهيل در پيدا كردن راهحلهاي با هزينه كمتر و جلوگيري از افزايش عملكرد غيرضروري اعمال كرد.
5- مرحله عملياتي و نگهداري : مطالعه مهندسي ارزش در اين فاز به عنوان فرصتي براي ايجاد تغيير پيشنهاد ميشود كه در مراحل قبل مقدور نبودند (شايد ناشي از كمبود زمان و يا ديگر محدوديتها باشد) . نتايج مطالعه مهندسي ارزش در اين فاز صرفهجويي هزينه با توسعه طول عمر آن از طريق استفاده از مواد جديد ، فرايند و يا طراحي ، كاهش هزينــــه تعميرات ، صرفه جويي در انرژي و ديگر هزينههاي عملياتي است .
اجراي مهندسي ارزش براي يافتن پاسخ به اين سوال است كه چه راه حل ديگري كاركرد موردنظر ، فرايند ، محصول و يا اجراي آن را با هزينه كمتري محقق ميسازد . بنابراين ، هرچه از زمان عمر پروژه بگذرد پتانسيل كاهش هزينه كم ميشود و در نهايت ميتوان چنين گفت كه تيم طراحـي بيشترين اثر را روي صرفهجويي هزينه دارد .
در گام آتي از مراحل بكارگيري مهندسي ارزش خواهيم گفت ...
گام شصت و يكم
مراحل اجراي مهندسي ارزش كدامند ؟
براساس تعاريف و برداشتهايي كه از مهندسي ارزش وجود دارد برنامههاي كاري متفاوتي براي آن ارائه شده است . براي مطالعه فرايند اجراي مهندسي ارزش متدولوژيي كه بوسيله انجمن مهندسي ارزش آمريكا بيــان شده ، دنبال خواهد شد . طرحريزي اين متدولوژي به نحويست كه آناليز موثر و كاراي پروژه را فراهم ميكند و توسعه ماكزيمم تعداد راهكار براي نيل به كاركرد مورد نياز پروژه را فراهم ميآورد ؛ متدولوژي شامل سه فاز اصلي ميباشد :
1- فاز پيش مطالعه : در اين فاز جمعاوري اطلاعات و دادهها انجام ميپذيرد .
2- فاز مطالعه : اين فاز خود داراي مراحل زير ميباشد :
2-1 فاز ايجاد ( تفكر يا تعميق ) : اين فاز كه محل ارائه ايدهها بر اساس دادههاي جمعآوري شده در فاز پيشمطالعه است را بعضا به عنوان فاز طوفان فكري نيز ناميدهاند . اين مفهوم به معناي تلاشيست كه با عادات ، روشها و فرضيات محدودكننده و معيارهاي مشخص محدود نميشود . داوري در مورد هريك از ايدهها تا فاز بعدي به تعويق انداخته ميشود . لازم به يادآوري است كه هيچ ايدهاي بد نيست و جريان آزادي از تفكرات و ايدهها بدون انتقاد از هر ايده وجود دارد . هرچه راهكارهاي بيشتري ارائه گردد احتمال بيشتري براي توسعه راهحل بهتر و برجستهتر بوجود ميآيد . ادبيات مهندسي ارزش در اين فاز براي ارائه ايده جديد سوالات زير را پيشنهاد مينمايد :
آيا اين عملكرد به كلي ميتواند حذف شود ؟
آيا بخشي از آن ميتواند حذف شود ؟
آيا تكرار وجود دارد ؟
آيا تعداد طولهاي مختلف ، رنگها يا تنوع آنها ميتواند كاهش يابد ؟
آيا يك بخش به صورت استاندارد ميتواند به كار برده شود ؟
آيا اين بخش ، بيش از وظيفه مورد انتظار ، كار ارائه ميكند ؟
آيا هزينه مواد به كار رفته ميتواند كاهش يابد ؟
براي موفقيت در اين فاز دو بخش كليدي وجود دارند : نخست اينكه هدف از اين فاز راههاي ممكن براي طراحي پروژه نيست بلكه براي توسعه راهكارهاي انجام كاركرد انتخاب شده مطالعه است و دوم آنكه يك فرايند ذهني با تجارب گذشتــه براي نيل به ايدههاي جديد تركيب ميشود ؛ هدف از پيداكردن تركيبات جديد دستيابي به كاركردهاي مطلوب با هزينه كمتر و بهبود عملكرد است .
2-2 : فاز ارزيابي : در خلال فاز ارزيابي ، ايدههاي توليد شده در فاز قبلي (فاز ايجاد يا تفكر و تعمق)آناليز شده و ايدههاي مناسب براي بسط بيشتر انتخاب ميشود . هدف اين فاز ارزيابي راهكارهاي پيشنهاد شده ، حذف ايدههاي نامناسب و انتخاب بهترين گزينه است .
براي كمك به ارزيابي يك ايده فهرستي از سوالات زير ارائه مي گردد ؛ با ارزيابي جوابها قضاوت در مورد هريك از ايدهها ســاده تر خواهد بود :
آيا اين ايده عمل خواهد كرد ؟
آيا اين ايده ميتواند با ديگر ايدهها تركيب يا تعديل شود ؟
پتانسيل صرفهجويي اين ايده چه ميزان است ؟
احتمال اجراي آن چقدر است ؟
اين ايده ممكن است روي چه بخشهايي اثر بگذارد ؟
اين ايده ممكن است روي چه كسي اثر بگذارد ؟
آيا اين ايده به نسبت ، اعمال تغييرات آتي را آسانتر يا دشوارتر خواهد كرد ؟
آيا همه خواستههاي استفادهكننده را ارضا خواهد نمود ؟
2-3 : فاز توسعه : هدف از فاز توسعه ، مهياكردن بهترين گزينه براي بهبود ارزش ايده انتخابشده در فاز قبل است . در اين فاز به ارزيابي كامل راهكارهاي باقيمانده پرداخته و جزئيات ويژه اي همچون هزينه كارفرمائي ، امكان اجرا و اثر آن بر ديگر بخشهاي پروژه مورد بررسي قرار ميگيرد . در فــــاز توسعه انتظار ميرود تيم به طور كامل ايدههاي انتخاب شده را توسعه دهد و اطلاعات واقعي و عملي را در مورد هر ايده ارائه دهد . اين اطلاعات بايستي شــامل بخشهــاي فنـي ، هزينه و برنامهريزي اطلاعات به نحوي باشد كه طراح و كارفرماي پروژه ارزيابي مناسبي از اجراي آن به دست آورند . اطلاعات هر گزينه پيشنهاد شده به طور معمول بايستي شامل موارد ذيل باشد :
توصيف و شرح طراحي قبلي و گزينههاي پيشنهاد شده .
دادههاي هزينه و عملكرد ، كه نشاندهنده اختلاف بين طراحي عمومي (قبلي) و طراحي پيشنهاد شده باشد .
مقايسه هزينه طول عمر شامل هزينه عملياتي و ... .
برنامه اثرات و بازخور دادههاي فني .
پس از لحاظ كردن اين موارد است كه تيم بايد بهترين ايده را تعيين كند .
2-4 : فاز ارائه : هدف از فاز ارائه دستيابي به توافق و ايجاد تعهد براي طراح و كارفرماي پروژه براي اقدام به اجراي پيشنهاد است . در خلال فاز ارائه ، تيم گزارش مكتوبي در مورد بهترين گزينه(ها) مهيا مينمايد و طرح عملياتي براي ضمانت اجرايي گـزينه انتخاب شده را ارائه ميكند . سپس تيم مراحل تصويب آن را براي جلبنظر مسئول مربوطه طي ميكند . معمولا گزارش بايستي منعكسكننده يك پيشنهاد كه شامل مباحث لازم براي اطمينان مديريت از اينكه عملكرد مغاير با اثر موردنظر نيست (قابليت اجرا دارد) ، اطلاعات فني و پشتيباني تكميل و صحيح است ، پتانسيل صرفه جويي برمبناي آناليز هزينهها و بهينه بودن تغييرات باشد . معمولا به همراه گزارش مكتوب ، ارائه شفاهي نيز وجود دارد ؛ بيان شفاهي ميتواند مبناي قبول پيشنهاد باشد .
3- فاز فرا مطالعه : هدف از اين بخش - كه گاهي به عنوان اجرا نيز ناميده ميشود - اجراي توصيههايي است كه به عنوان مهندسي ارزش مورد تاييد قرار گرفته است و در زمانبندي طرح نهايي لحاظ ميشود . در اين فاز نظريهها ميتوانند واقعي شوند ؛ كارفرما معمولا اجراي ايده انتخاب شده و اهداف گزارش را دنبال مينمايد .
در گام آتي از تفكر ناب خواهيم گفت ...
